Talousohje - Jeanne d'Arc r.y.
Päivitetty: 26.2.2023
Adventtikalenterit
- Kalenterien tulot maksetaan lippukunnan tilille ryhmän viitenumeroa käyttäen.
- Ryhmä saa adventtikalentereista kassaansa 1 euroa kalenteria kohden.
- Kun ryhmän jäsenet ovat myyneet kymmenen kalenteria henkilöä kohden, seuraavista kalentereista ryhmä saa 1,5 euroa kalenteria kohden.
Ajoneuvon käyttö
- Ajoneuvon käytöstä voi hakea kulukorvausta samaan tapaan kuin muista kuluista.
- Kulukorvaushakemuksen liitteeksi lisätään kilometrikorvauslomake, johon merkitään
- Hakijan nimi ja puhelinnumero.
- Ajettujen matkojen päivämäärät, tarkoitukset, reitit ja matkat.
- Yhteensä ajetut kilometrit ja haettava summa.
- Kilometrikorvaus on
- Polttomoottori-/hybridiauto: 0,32 € / km
- Täyssähköauto: 0,16 € / km
- Mopo: 0,12 € / km
- Peräkärrystä korvataan kyseisten kilometrien osalta + 0,07 € / km.
- Yhdelle henkilölle voi maksaa verottomia matkakorvauksia enintään 3 000 euroa kalenterivuodessa. Talousvastaava ilmoittaa korvaukset verohallinnolle.
- Maksetaan vain, jos ajoneuvon käyttö on ollut välttämätöntä.
Avaimet
- Kaikki lippukunnan avaimet on kuitattava avainkansioon. Kämppäisäntä vastaa kaikista muista avaimista, paitsi kolon avaimista.
- Kuittaaja vastaa avaimesta ja avaimen katoamisen aiheuttamista kustannuksista.
- Kolon sovellusavain annetaan pääsääntöisesti hallituksen jäsenille, toimihenkilöille ja ryhmänjohtajille. Muille johtajille annetaan sovellusavain vain käyttötarpeeseen olevaksi ajaksi.
- Sovellusavaimen haltija on velvollinen ilmoittamaan lippukunnanjohtajalle, jos on riskinä, että se voi päätyä vääriin käsiin. Sovellusavaimen pystyy lippukunnanjohtaja poistamaan sähkölukkojärjestelmästä älylaitteen hukkuessa.
- Konkreettiset avaimet kololle:
- Konkreettiset avaimet kuitataan sähköpostitse kahdelle hallituksen jäsenelle, jotka merkkaavat avainten haltijat lippukunnan driven avainrekisteriin.
- Konkreettisten avainten haltijat vastaavat avaimesta ja avaimen katoamisen aiheuttamista kustannuksista.
Ennakot
- Talousvastaava päättää ennakkoon maksettavista korvauksista. Hallitus päättää kokouksessaan suurista ennakkosummista.
- Ryhmäkassoista saa ennakkoa lievemmillä perusteilla.
- Ennakko on selvitettävä kulukorvaushakemuksella ensi tilassa tilikauden loppu huomioiden.
- Käyttämättä jäänyt ennakko on tilitettävä ensi tilassa tilikauden loppu huomioiden.
Johtajahuolto
- Lippukunnan omin voimin järjestämät johtajahuoltotapahtumat, esim. grillaus- tai peli-illat ovat maksuttomia johtajistolle.
- Poikkeuksina joulusaunatapahtuma ja yön yli kestävät retket, joista peritään osallistumismaksu.
- Lippukunta maksaa kolmasosan johtajahuoltotapahtumista, jotka edellyttävät ulkopuolelta tilattuja palveluja tai ovat muiden tahojen järjestämiä (esim. melontaretki).
- Johtajahuoltotapahtumat ovat avoimia kaikille johtajille.
Kaluston lainaaminen
- Kalusto- tai talousvastaava neuvottelee vuokraajan kanssa kohtuullisen vuokran.
- Vuokratapahtumasta tehdään vuokrasopimus.
- Vuokraaja on vastuussa vuokraamastaan kalustosta ja korvaa sille mahdollisesti aiheutuvat vahingot.
Kilpailumaksu, lippukunnan ulkopuoliset kisat
- Lippukunta maksaa partiokisojen kisamaksut kokonaisuudessaan ml. Hiipivä Haamu -kilpailun.
- Ruokia ja kuljetusta ei makseta.
- Lippukunta maksaa jälki-ilmoittautuneille vain perusmaksun hinnan.
- Lippukunta ei maksa kisamaksua ilmoittautuneen tai ilmoittautuneen ryhmän jättäessä osallistumatta kilpailuun.
Koulutusmaksut
- Lippukunta maksaa partiokursseista 2/3 osaa enintään 90 euroon asti.
- Lippukunta ei maksa kurssiosuutta ilmoittautuneen jättäessä osallistumatta kurssille.
- Kurssimateriaalista (esim. partiojohtajakirjat) maksetaan samassa suhteessa.
Kuitit
- Kaikista ostotapahtumista on saatava kuitti, josta ilmenee hankinnat, summa, päivämäärä ja ostopaikka.
- Kuitit liitetään kulukorvaushakemukseen tai raportointilomakkeeseen.
- Jos kuitti puuttuu, osto voidaan osoittaa verkkopankkiotteella, maksukorttikuitilla tai käsin kirjoitetulla kuitilla, jonka myyjä allekirjoittaa ja päivää.
- Hallitus hyväksyy tai hylkää kokouksessa verkkopankkiotteet, maskukorttikuitit ja käsin kirjoitetut kuitit, ja pöytäkirjaan tehdään siitä erillinen merkintä.
Kulukorvaus lippukunnalta
- Toimitetaan
- Kaikista tappiota tehneistä tapahtumista ja retkistä, jotka eivät ole ryhmän tapahtumia.
- Haettaessa korvauksia lippukunnan toiminnassa aiheutuneista kuluista (hankintoja, huoltoajoa, ruokakuluja).
- Sähköisen kulukorvauslinkin saa sähköpostiinsa talousvastaavalta. Linkki tulee pitää tallessa, koska sitä voi käyttää useamman kerran.
- Hakemukseen merkitään
- Hakijan nimi ja pankkitilinumero ensimmäisellä kerralla.
- Kuvaus kulukorvaushakemuksesta.
- Jokaisen kulun kuvaus, päivämäärä ja summa sekä liitteeksi kuitti (jos kuitti puuttuu, ks. kohta kuitit).
- Samalla hakemuksella voi anoa useamman tapahtuman tai käyttötarkoituksen kuluja.
- Hallitus hyväksyy tai hylkää hakemuksen kokouksessaan.
- Lippukunnanjohtaja tai kokouksen puheenjohtaja kuittaa hakemuksen hyväksytyksi sähköisesti.
- Lippukunnanjohtajan hakemuksen kuittaa varalippukunnanjohtaja tai kokouksessa läsnä ollut hallituksen jäsen.
- Talousvastaava maksaa hyväksytyn summan tilille.
- Jokaisesta tapahtumasta on lisäksi toimitettava raportointilomake.
- Kulukorvaushakemukset ja raportoinnit on toimitettava ennen kauden loppua (31.5.)
Kulukorvaus ryhmäkassasta
- Toimitetaan
- kaikista ryhmän omista tappiota tehneistä tapahtumista tai retkistä
- muista ryhmän toiminnasta aiheutuneista kuluista (esim. kokouskulut, itsenäisyyspäivämyyjäisten askartelukulut)
- Sähköisen kulukorvauslinkin saa talousvastaavalta.
- Hakemukseen merkitään
- Hakijan nimi ja pankkitilinumero.
- Kohtaan “Kulukorvaushakemuksen kuvaus” sana “Ryhmäkassa”, ryhmän nimi sekä kulujen kuvaus
- Jokaisen kulun kuvaus, päivämäärä ja summa sekä liitteeksi kuitti (jos kuitti puuttuu, ks. kohta kuitit).
- Samalla hakemuksella voi anoa useammankin saman ryhmän tapahtuman tai käyttötarkoituksen kuluja
- Talousvastaava tarkistaa hakemuksen ja maksaa hyväksytyn summan tilille.
- Mikäli ryhmäkassahakemuksesta puuttu kuitti, sen hyväksymisestä päättää hallitus.
- Talousvastaavan oman hakemuksen tarkastaa lippukunnanjohtaja.
- Jokaisesta tapahtumasta on lisäksi toimitettava raportointilomake.
- Kulukorvaushakemukset ja raportoinnit on toimitettava ennen kauden loppua (31.5.)

Kämppämaksut
- Lippukunnan kämppien käytöstä maksetaan kannatusyhdistykselle 2 €/henkilö/yö.
- Jos kämpällä ei yövytä, päättää kämppävastaava tapauskohtaisesti mahdollisesta maksusta.
- Talousvastaava veloittaa kämppämaksun ryhmän kassasta ja tilittää kootusti kannatusyhdistykselle.
- Kämppätalkoista ei peritä kämppämaksua, ja lippukunta kustantaa ruokailun.
Talkootyöruokailu
- Lippukunta kustantaa talkootyön aikaisesta ruokailusta enintään 10€/hlö, jonka jälkeiset kustannukset ovat omakustanteisia.
Tuottojen tilitys
- Tapahtumien tuottojen tilitys tapahtuu tilisiirrolla.
- Maksutiedot
- Saaja: Lippukunta Jeanne d'Arc ry
- IBAN tilinumero: FI67 7997 7991 3005 70
- BIC: HOLVFIHH
- Viesti: "(vartion nimi): (tapahtuma X) tilitys (pvm)"
- Tilityksessä saatetaan myös käyttää viitenumeroa (esim. Adventtikalenterit). Viitenumeron antaa tällöin talousvastaava.
- Huom! Tilityksiä ei tehdä MobilePaylla.
- Itsenäisyyspäivän myyntituotot
- Itsenäisyyspäivän myyntituotot tilitetään talousvastaavalle minigrip-pussissa, jossa on:
- Tilitettävät rahat
- Paperilla: Ryhmän nimi, tilitettävä summa, tilittäjän nimi ja allekirjoitus
- Jos talousvastaava ei ole itsenäisyyspäivässä paikalla, rahat tilitetään “Tuottojen tilitys” -kohdan mukaisesti.
Merkit ja huivit
- Lippukunta kustantaa lupausmerkit, yhden huivin, yhden lippukuntamerkin, SVPR-merkin, ikäkausien päättymismerkit ja huivitupsut sekä ansiomerkit.
- Ryhmä tai jäsen itse kustantaa suoritusmerkit ja muut merkit.
- Lippukunta myy huiveja ja lippukunnan merkkejä.
MobilePay
- Lippukunnalle voi maksaa myyjäisissä tai muissa varainkeruutapahtumissa Mobile Pay -sovelluksen avulla.
- Lippukunnan Mobile Pay -numero on 50128.
- Jokaisella ryhmällä on lisäksi oma Mobile Pay -numero.
- Maksun vastaanottajan tulee tarkistaa maksajan puhelimelta, että maksu on suoritettu.
- Maksujen alaraja on kaksi euroa.
- MobilePayta ei tule käyttää tapahtumatuottojen tilittämisessä (ks. "Tuottojen tilitys)!
Omaisuuden vaurioituminen
- Vakuutus on ensisijainen korvaaja.
- Aiheuttaja joutuu korvaamaan, jos aiheuttanut vahingon tahallisesti tai käyttämällä väärin omaisuutta; partiovakuutus tai lippukunta voi korvata vahinkoluontoisissa tapauksissa.
Puhelimen käyttö
- Oman puhelimen käytöstä aiheutuneista kuluista voi hakea korvausta asioiden hoidosta, jotka koskevat koko lippukuntaa.
- Tästä pitää olla itse allekirjoitettu puheluerittely tai puhelinlaskun erittely.
Raportointilomake
- Toimitetaan sähköisesti kaikista retkistä/tapahtumista/erikoiskokouksista ja lähetetään talousvastaavalle. (Talousvastaava välittää hyväksytyn raportointilomakkeen ohjelmajohtajalle, lippukunnanjohtajalle ja tapahtuman sisältäen yöpymisen lippukunnan kämpillä myös kämppäisännälle.)
- Lomakkeeseen merkitään tapahtuman
- Paikka, aika ja johtaja
- Tulot ja menot
- Mahdollinen selvitys ajoneuvon käytöstä
- Kunkin osallistujan nimi, syntymävuosi, ikäkausi, mahdolliset lisätiedot (esim. muita lyhyempi osallistumisaika) ja retkimaksun suuruus (ks. kohta retkimaksut)
- Tuottoa tehneen tapahtuman (enemmän tuloja kuin menoja) yhteydessä
- Ei täytetä kulukorvaushakemusta
- Raportointilomakkeen yhteydessä toimitetaan myös kuitit sähköpostitse
- Tuotto tilitetään lippukunnan tilille “Tuottojen tilitys” -kohdan mukaisesti.
- Tappiota tehneestä tapahtumista täytetään kulukorvaushakemus.
- Tapahtumasta tehdään joko tilitys tai kulukorvaushakemus. Eli tapahtuman tuotot käytetään ensisijaisesti tapahtuman kuluihin, eikä niitä tilitetä erikseen. Ainoastaan tapahtuman ylijäämä tilitetään. Poikkeuksista voi keskustella talousvastaavan kanssa.
- Kulukorvaushakemukset ja raportoinnit on toimitettava ennen kauden loppua (31.5.).
Retki- ja leirimaksut
- Pääsääntöisesti kaikilla osallistujilla on sama maksu.
- Perusteena alemmalle retkimaksulle voi olla erisuuruiset kulut, esimerkiksi lyhyemmän aikaa retkeillyt ei ole osallistunut kaikille aterioille, tai johtaja ei ole saanut retkellä suoritettua merkkiä.
- Muista poikkeuksista päättää hallitus.
Ryhmäkassat
- Talousvastaava pitää kirjaa ryhmien kassoista.
- Ryhmät kustantavat omat kulunsa ja tapahtumiensa tappiot kassastaan.
- Ryhmät saavat oman varainhankintansa tuoton ja tapahtumiensa tuotot kassaansa
- Aloittavat ryhmät saavat kassaansa 8 euroa jokaista kyseiseen ikäkauteen kuuluvaa jäsentä kohden.
- Lippukunta maksaa toimintaan tarvittavat kirjat ja suoritusvihkot.
- Jos saman ikäkauden ryhmiä yhdistetään, myös kassat yhdistetään.
- Jos saman ikäkauden ryhmiä jaetaan, kassa jaetaan samassa suhteessa henkilömäärän kanssa.
- Ryhmän lopettaessa ja ryhmän jäsenten siirtyessä ikäkaudesta toiseen loppuu myös ryhmän kassa. Jäljelle jääneet varat siirretään lippukunnan kassaan.
Tili ja tilikausi
- Tilikausi on 1.6.-31.5.
- Lippukunnan tilinumero on FI67 7997 7991 3005 70 (Holvi).
- Hallitus päättää tilinkäyttöoikeuksien myöntämisestä.
- Talousvastaavalla on valtuudet maksaa tavanomaisia laskuja ja kuluja. Hallitus päättää kulukorvauksista sekä suuremmista hankinnoista.
Varainhankinta
- Lippukunta, ryhmä tai hanke, esimerkiksi ulkomaanmatkaprojekti, voi hankkia varoja toimintaansa talkootyöllä.
- Hankittujen varojen tulee hyödyttää kaikkia lippukunnan, ryhmän tai hankkeen jäseniä tasapuolisesti riippumatta kunkin osallistujan talkootyöpanoksesta.
- Lippukunta tarjoaa talkoolaisille ateriat tai evästykset.