Talousohje - Jeanne d'Arc r.y.

Päivitetty: 26.4.2024

Adventtikalenterit

• Kalenterien tulot maksetaan lippukunnan tilille ryhmän viitenumeroa käyttäen.
• Ryhmä saa adventtikalentereista kassaansa 1 euroa kalenteria kohden.
• Kun ryhmän jäsenet ovat myyneet kymmenen kalenteria henkilöä kohden, seuraavista kalentereista ryhmä saa 1,5 euroa kalenteria kohden.

Ajoneuvon käyttö

• Ajoneuvon käytöstä voi hakea kulukorvausta samaan tapaan kuin muista kuluista.
• Kulukorvaushakemuksen liitteeksi lisätään kilometrikorvauslomake, johon merkitään
  • Hakijan nimi ja puhelinnumero.
  • Ajettujen matkojen päivämäärät, tarkoitukset, reitit ja matkat.
  • Yhteensä ajetut kilometrit ja haettava summa.
• Kilometrikorvaus on 
  • Polttomoottori-/hybridiauto: 0,32 € / km
  • Täyssähköauto: 0,16 € / km
  • Mopo: 0,12 € / km
• Peräkärrystä korvataan kyseisten kilometrien osalta + 0,07 € / km.
• Yhdelle henkilölle voi maksaa verottomia matkakorvauksia enintään 3 000 euroa kalenterivuodessa. Talousvastaava ilmoittaa korvaukset verohallinnolle.
• Maksetaan vain, jos ajoneuvon käyttö on ollut välttämätöntä.

Avaimet

• Kaikki lippukunnan avaimet on kuitattava avainkansioon. Kämppäisäntä vastaa kaikista muista avaimista, paitsi kolon avaimista.
• Kuittaaja vastaa avaimesta ja avaimen katoamisen aiheuttamista kustannuksista. 
• Kolon sovellusavain annetaan pääsääntöisesti hallituksen jäsenille, toimihenkilöille ja ryhmänjohtajille. Muille johtajille annetaan sovellusavain vain käyttötarpeeseen olevaksi ajaksi. 
• Sovellusavaimen haltija on velvollinen ilmoittamaan lippukunnanjohtajalle, jos on riskinä, että se voi päätyä vääriin käsiin. Sovellusavaimen pystyy lippukunnanjohtaja poistamaan sähkölukkojärjestelmästä älylaitteen hukkuessa. 
• Konkreettiset avaimet kololle:
  • Konkreettiset avaimet kuitataan sähköpostitse kahdelle hallituksen jäsenelle, jotka merkkaavat avainten haltijat lippukunnan driven avainrekisteriin.
  • Konkreettisten avainten haltijat vastaavat avaimesta ja avaimen katoamisen aiheuttamista kustannuksista. 

Ennakot

• Talousvastaava päättää ennakkoon maksettavista korvauksista. Hallitus päättää kokouksessaan suurista ennakkosummista.
• Ryhmäkassoista saa ennakkoa lievemmillä perusteilla.
• Ennakko on selvitettävä jokaisessa JN:ssä vapaamuotoisesti kunnes se on maksettu takaisin tai osoitettu käytetyksi käyttötarkoituksen mukaisesti. 
• Ennakko on selvitettävä kulukorvaushakemuksella ensi tilassa tilikauden loppu huomioiden.
• Käyttämättä jäänyt ennakko on tilitettävä ensi tilassa tilikauden loppu huomioiden.

Johtajahuolto

• Lippukunnan omin voimin järjestämät johtajahuoltotapahtumat, esim. grillaus- tai peli-illat ovat maksuttomia johtajistolle. 
• Poikkeuksina joulusaunatapahtuma ja yön yli kestävät retket, joista peritään osallistumismaksu.
• Lippukunta maksaa kolmasosan johtajahuoltotapahtumista, jotka edellyttävät ulkopuolelta tilattuja palveluja tai ovat muiden tahojen järjestämiä (esim. melontaretki).
• Johtajahuoltotapahtumat ovat avoimia kaikille johtajille.

Jäsenmaksun sisältämät kulut

• Lippukunnan päiväretket, retket (1-2 yötä), kilpailut ja tapahtumat
• SVPR:n päiväretket, retket (1-2 yötä), kilpailut ja tapahtumat
• Piirin ja SP:n järjestämät tapahtumat 
• enintään 20 €/hlö/yhtä tapahtumaa kohden
• Piirin ja SP:n järjestämät retket (1-2 yötä)
• enintään 50 €/hlö/yhtä retkeä kohden
• Partiotaitokilpailut
• Ryhmäkohtaiset osallistumismaksut enintään 100 €. 
• Osallistujakohtaiset osallistumismaksut 20 €/hlö/yhtä kilpailua kohden
• Partiokurssit ja -koulutukset
• Ryhmät: enintään 50 €/hlö/yhtä kurssia/koulutusta kohden
• Johtajat: enintään 100 €/yhtä kurssia/koulutusta kohden (enintään 2 kurssia tai koulutusta/kausi)
• Yhteiskuljetukset (tilausajot) partiotapahtumiin, -retkille ja -kursseille
• Merkit ja huivin (Koskee ensimmäistä huivia ja seuraavien merkkien ensimmäisiä kappaleita: lupausmerkki, svpr-merkki, lippukuntamerkki, ikäkausimerkit, huivitupsut ja ansiomerkit).

Jäsenmaksu ei sisällä

• Leirejä tai vaelluksia, eli useamman kuin kahden yön retkiä/vaelluksia/leirejä.
• Ulkomailla järjestettäviä tapahtumia tai retkiä. 
• Enimmäiskustannukset ylittäviä kilpailuja/kursseja.
  Ryhmät: Ylimenevä osuus laskutetaan ryhmäkassasta. Viime kädessä ryhmäläiseltä.
  Johtajat: Ylimenevä osuus laskutetaan partiolaiselta. 
• Matkustuskuluja ryhmien kokoukseen, retkelle tai partiotaitokilpailuun. (Pois lukien aiemmin mainitut yhteiskuljetukset/tilausajot)
• Ei kustanna SVPR:n, Piirien tai SP:n tapahtumien/kilpailujen ruokakuluja, joiden hankinnasta osallistuja vastaa itse.
• Ei kustanna seuraavia merkkejä: maatunnus, paikkakuntatunnus, piiritunnus, Suomen partiolaisten tunnus.
• Ei kustanna hävinneitä merkkejä, jotka lippukunta on kustantanut.
• Jälki-ilmoittautumisesta tai muusta myöhästymisestä aiheutuvia lisäkustannuksia.
• Tapahtumia, retkiä, kilpailuja tai koulutuksia, joita osallistuja ei ole peruuttanut asianmukaisesti tai jättää saapumatta paikalle.

Kaluston lainaaminen

• Kalusto- tai talousvastaava neuvottelee vuokraajan kanssa kohtuullisen vuokran.
• Vuokratapahtumasta tehdään vuokrasopimus.
• Vuokraaja on vastuussa vuokraamastaan kalustosta ja korvaa sille mahdollisesti aiheutuvat vahingot.

Kilpailumaksu, lippukunnan ulkopuoliset kisat

• Lippukunta maksaa partiokisojen kisamaksut kokonaisuudessaan ml. Hiipivä Haamu -kilpailun.
• Ruokia ja kuljetusta ei makseta.
• Lippukunta maksaa jälki-ilmoittautuneille vain perusmaksun hinnan.
• Lippukunta ei maksa kisamaksua ilmoittautuneen tai ilmoittautuneen ryhmän jättäessä osallistumatta kilpailuun.

Koulutusmaksut

• Lippukunta maksaa partiokursseista 2/3 osaa enintään 90 euroon asti.
  • Lippukunta ei maksa kurssiosuutta ilmoittautuneen jättäessä osallistumatta kurssille.
• Kurssimateriaalista (esim. partiojohtajakirjat) maksetaan samassa suhteessa.

Kuitit

• Kaikista ostotapahtumista on saatava kuitti, josta ilmenee hankinnat, summa, päivämäärä ja ostopaikka.
• Kuitit liitetään kulukorvaushakemukseen tai raportointilomakkeeseen.
• Jos kuitti puuttuu, osto voidaan osoittaa verkkopankkiotteella, maksukorttikuitilla tai käsin kirjoitetulla kuitilla, jonka myyjä allekirjoittaa ja päivää.
• Hallitus hyväksyy tai hylkää kokouksessa verkkopankkiotteet, maskukorttikuitit ja käsin kirjoitetut kuitit, ja pöytäkirjaan tehdään siitä erillinen merkintä.

Kulukorvaus

• Toimitetaan
• Kaikista tappiota tehneistä tapahtumista ja retkistä.
• Haettaessa korvauksia lippukunnan toiminnassa aiheutuneista kuluista (hankintoja, huoltoajoa, ruokakuluja).
• Kaikista ryhmän omista tappiota tehneistä tapahtumista tai retkistä
• Muista ryhmän toiminnasta aiheutuneista kuluista (esim. kokouskulut, itsenäisyyspäivämyyjäisten askartelukulut)
• Sähköisen kulukorvauslinkin saa sähköpostiinsa talousvastaavalta. Linkki tulee pitää tallessa, koska sitä voi käyttää useamman kerran.
• Hakemukseen merkitään
• Hakijan nimi ja pankkitilinumero ensimmäisellä kerralla.
• "Kulukorvaushakemuksen kuvaus"-kohtaan merkataan lyhyt kuvaus kulusta esim. kämppähuollon kuluja. Ryhmäkassasta anottaessa merkitään "Ryhmäkassa, ryhmän nimi, lyhyt kuvaus kulusta" esim. "Ryhmäkassa, äidin pienet porsaat, askartelumateriaaleja".
• Jokaisen kulun kuvaus, päivämäärä ja summa sekä liitteeksi kuitti (jos kuitti puuttuu, ks. kohta kuitit).
• Samalla hakemuksella voi anoa samaan tapahtumaan liittyviä useampia kuluja.
• Hallitus hyväksyy tai hylkää hakemuksen kokouksessaan.
• Lippukunnanjohtaja tai kokouksen puheenjohtaja kuittaa hakemuksen hyväksytyksi sähköisesti.
• Lippukunnanjohtajan hakemuksen kuittaa varalippukunnanjohtaja tai kokouksessa läsnä ollut hallituksen jäsen. 
• Talousvastaava maksaa hyväksytyn summan tilille.
• Jokaisesta tapahtumasta on lisäksi toimitettava raportointilomake, kulukorvauksia ei voida maksaa ennen toimitettua raportointilomaketta.
• Kulukorvaushakemukset ja raportoinnit on toimitettava ennen kauden loppua (31.5.)

Tässä näytetään vaihe vaiheelta kuinka teet kulukorvauksen.

Kulukorvauksen luontiohje

Kämppämaksut

• Lippukunnan kämppien käytöstä maksetaan kannatusyhdistykselle 2 €/henkilö/yö.
• Jos kämpällä ei yövytä, päättää kämppävastaava tapauskohtaisesti mahdollisesta maksusta.
• Talousvastaava veloittaa kämppämaksun ryhmän kassasta ja tilittää kootusti kannatusyhdistykselle.
• Kämppätalkoista ei peritä kämppämaksua, ja lippukunta kustantaa ruokailun.

Talkootyöruokailu

• Lippukunta kustantaa talkootyön aikaisesta ruokailusta enintään 10€/hlö, jonka jälkeiset kustannukset ovat omakustanteisia.

Tuottojen tilitys

• Tapahtumien tuottojen tilitys tapahtuu tilisiirrolla.
• Maksutiedot
  • Saaja: Lippukunta Jeanne d'Arc ry
  • IBAN tilinumero: FI67 7997 7991 3005 70
  • BIC: HOLVFIHH
  • Viesti: "(vartion nimi): (tapahtuma X) tilitys (pvm)"
• Tilityksessä saatetaan myös käyttää viitenumeroa (esim. Adventtikalenterit). Viitenumeron antaa tällöin talousvastaava.
• Huom! Tilityksiä ei tehdä MobilePaylla.
• Itsenäisyyspäivän myyntituotot
  • Itsenäisyyspäivän myyntituotot tilitetään talousvastaavalle minigrip-pussissa, jossa on:
    • Tilitettävät rahat
    • Paperilla: Ryhmän nimi, tilitettävä summa, tilittäjän nimi ja allekirjoitus
    • Jos talousvastaava ei ole itsenäisyyspäivässä paikalla, rahat tilitetään “Tuottojen tilitys” -kohdan mukaisesti.
• HUOM! Kaikista tilityksistä tulee täyttää tilityslomake 

Merkit ja huivit

• Lippukunta kustantaa lupausmerkit, yhden huivin, yhden lippukuntamerkin, SVPR-merkin, ikäkausien päättymismerkit ja huivitupsut sekä ansiomerkit.
• Ryhmä tai jäsen itse kustantaa suoritusmerkit ja muut merkit.
• Lippukunta myy huiveja ja lippukunnan merkkejä.

MobilePay

• Lippukunnalle voi maksaa myyjäisissä tai muissa varainkeruutapahtumissa Mobile Pay -sovelluksen avulla. 
• Lippukunnan Mobile Pay -numero on 50128.
• Jokaisella ryhmällä on lisäksi oma Mobile Pay -numero.
• Maksun vastaanottajan tulee tarkistaa maksajan puhelimelta, että maksu on suoritettu.
• Maksujen alaraja on kaksi euroa.
• MobilePayta ei tule käyttää tapahtumatuottojen tilittämisessä (ks. "Tuottojen tilitys)!

Omaisuuden vaurioituminen

• Vakuutus on ensisijainen korvaaja.
• Aiheuttaja joutuu korvaamaan, jos aiheuttanut vahingon tahallisesti tai käyttämällä väärin omaisuutta; partiovakuutus tai lippukunta voi korvata vahinkoluontoisissa tapauksissa.

Puhelimen käyttö

• Oman puhelimen käytöstä aiheutuneista kuluista voi hakea korvausta asioiden hoidosta, jotka koskevat koko lippukuntaa. 
• Tästä pitää olla itse allekirjoitettu puheluerittely tai puhelinlaskun erittely.

Raportointilomake

• Toimitetaan sähköisesti kaikista retkistä/tapahtumista/erikoiskokouksista ja lähetetään talousvastaavalle. (Talousvastaava välittää hyväksytyn raportointilomakkeen ohjelmajohtajalle, lippukunnanjohtajalle.) Mikäli tapahtumassa yövytään lippukunnan kämpällä tulee lomake toimittaa myös kämppävastaavalle.
• Lomakkeeseen merkitään tapahtuman
• Paikka, aika ja johtaja
• Tulot ja menot
• Mahdollinen selvitys ajoneuvon käytöstä
• Kunkin osallistujan nimi, syntymävuosi, ikäkausi, mahdolliset lisätiedot (esim. muita lyhyempi osallistumisaika) ja retkimaksun suuruus (ks. kohta retkimaksut)
• Tuottoa tehneen tapahtuman (enemmän tuloja kuin menoja) yhteydessä
• Ei täytetä kulukorvaushakemusta
• Raportointilomakkeen yhteydessä toimitetaan myös kuitit sähköpostitse
• Tuotto tilitetään lippukunnan tilille “Tuottojen tilitys” -kohdan mukaisesti.
• Tappiota tehneestä tapahtumista täytetään kulukorvaushakemus.
• Tapahtumasta tehdään joko tilitys tai kulukorvaushakemus. Eli tapahtuman tuotot käytetään ensisijaisesti tapahtuman kuluihin, eikä niitä tilitetä erikseen. Ainoastaan tapahtuman ylijäämä tilitetään. Poikkeuksista voi keskustella talousvastaavan kanssa.
• Kulukorvaushakemukset ja raportoinnit on toimitettava ennen kauden loppua (31.5.).

Retki- ja leirimaksut

• Retki- ja osallistumismaksut sisältyvät jäsenmaksuun poikkeuksia lukuunottamatta katso jäsenmaksuun liittyvät osiot.
• Mikäli jäsenmaksua ei ole maksettu laskuttaa talousvastaava osallistujalta retki- tai tapahtumamaksun. 
• Muista poikkeuksista päättää hallitus.

Ryhmäkassat

• Talousvastaava pitää kirjaa ryhmien kassoista.
• Ryhmät kustantavat omat kulunsa ja tapahtumiensa tappiot kassastaan.
• Ryhmät saavat oman varainhankintansa tuoton ja tapahtumiensa tuotot kassaansa
• Aloittavat ryhmät saavat kassaansa 100 euroa aloitusrahaa.
• Lippukunta maksaa toimintaan tarvittavat kirjat ja suoritusvihkot.
• Jos saman ikäkauden ryhmiä yhdistetään, myös kassat yhdistetään.
• Jos saman ikäkauden ryhmiä jaetaan, kassa jaetaan samassa suhteessa henkilömäärän kanssa.
• Ryhmän lopettaessa ja ryhmän jäsenten siirtyessä ikäkaudesta toiseen loppuu myös ryhmän kassa. Jäljelle jääneet varat siirretään lippukunnan kassaan.

Tili ja tilikausi

• Tilikausi on 1.6.-31.5.
• Lippukunnan tilinumero on FI67 7997 7991 3005 70 (Holvi).
• Hallitus päättää tilinkäyttöoikeuksien myöntämisestä.
• Talousvastaavalla on valtuudet maksaa tavanomaisia laskuja ja kuluja. Hallitus päättää kulukorvauksista sekä suuremmista hankinnoista.

Varainhankinta

• Lippukunta, ryhmä tai hanke, esimerkiksi ulkomaanmatkaprojekti, voi hankkia varoja toimintaansa talkootyöllä.
• Hankittujen varojen tulee hyödyttää kaikkia lippukunnan, ryhmän tai hankkeen jäseniä tasapuolisesti riippumatta kunkin osallistujan talkootyöpanoksesta.
• Lippukunta tarjoaa talkoolaisille ateriat tai evästykset.